Das Sommermärchen

Immer mehr gestalten ihre Abläufe. Einen Fall habe ich herausgegriffen und nenne ihn: „Das Sommermärchen.“

Es war an einem Mittwoch, gegen 10.00 Uhr. „Guten Morgen, Herr Kehl.“ Begrüßte mich eine freundliche Stimme am Telefon. Ich war in einem Projekt versunken und hatte gerade noch den Namen verstanden. Es war Reinhold Bertram, der Geschäftsführer eines Kunststoffherstellers. „Wie oft wollte ich Sie schon anrufen, aber immer kam etwas dazwischen.“ Er schilderte mir seinen Fall: „Wir haben 63 Maschinen im Einsatz. Dann kommt ein Auftrag. Dem Kunden fehlen für eine Produktserie noch 360 Teile.“ Was war sein Problem? Die Instandhaltung tat ihr Bestes, aber es dauerte zu lange, bis das Werkzeug auf der Maschine war.

Ablauf: Bereitstellung von Werkzeugen
Verantwortlich: Gisbert Sundberg

„Hallo, Herr Sundberg, Ihr Chef möchte, dass wir den Ablauf der Werkzeuge neu gestalten.“ „Ja, das ist immer ein fürchterlicher Stress. Es wäre gut, wenn wir da eine Lösung finden.“ „Passt es Ihnen, wenn wir am Donnerstag um 13.00 Uhr den Ist-Ablauf aufzeichnen?“ Ja, es passte. Während ich notierte, kamen mir die ersten Ideen für den neuen Ablauf. Ich stellte vertiefende Fragen. Man spürte am Telefon wie Gisbert Sundberg eine Last von den Schultern fiel. Meine Fragen nach den Eigenschaften des Ablauf-Produktes, dem Ablauf-Nutzen und dem Ziel des Ablaufes fand er schon ein wenig eigenartig. Eine Stunde war rum und ich hatte den Stoff aus dem der neue Ablauf entstehen sollte.

Für so etwas braucht man den Röntgenblick und die ganzheitliche Sichtweise. Die Grenzen, die die Insider sehen, kenne ich gar nicht. Ich machte mich also „frei und unwissend“ ans Werk: Erster Rohentwurf – einen Tag liegenlassen – überarbeiten – neue Ideen entwickeln – Rückfrage bei Herrn Sundberg – alles gehirngerecht aufbereiten – für schnelles Lernen dokumentieren – einen Tag liegenlassen – alles auf den Prüfstein legen – überarbeiten – und es steht.

„Hallo, Herr Sundberg, Sie haben die Ablauf-Dokumentation erhalten?“ Wie fühlt sich der Nutzen an? Kann man das Ziel noch herausfordernder setzen? „Ich erkenne meine Arbeit gar nicht wieder. Selbst im Traum hätte ich mir diesen Ablauf nicht vorstellen können.“ Jetzt muss der neue Ablauf zur Routine werden: die Schritte memotechnisch in fünf Minuten verankern – ein Wissensnetz entsteht – den Schritten die Inhalte hinzufügen – Ablauf auswendig wiederholen – noch einmal – er sitzt. „Das war ja völlig mühelos. Den alten Ablauf habe ich schon vergessen. Jetzt fahre ich sofort auf der neuen Schiene. Ich kann es noch nicht glauben, dass alles so mühelos ist.“

Wenn man einmal in der Sache drin ist, kommen noch viele Verbesserungsideen hoch: das Anfahren der Maschine optimieren – dazu einen Trainings-Ablauf entwickeln – weitere Mitarbeiter trainieren  – mit einer firmApp den Werkzeug-Lebenslauf darstellen – den Auftrags-Ablauf straffen (auf ein Drittel) – … und so weiter.

Neun Tage waren vergangen: „Hallo, Herr Bertram, unser Projekt ist abgeschlossen.“ „Herr Kehl, Sie haben Grenzen geknackt, die für uns als unüberwindlich schienen. Wir starten jetzt jede Maschine mit jedem beliebigen Werkzeug innerhalb von dreißig Minuten und da ist noch Luft drin. In einem Bruchteil der Zeit liefern wir und das in aller Ruhe ohne Feuerwehraktionen. Herr Sundberg ist total entspannt und sprüht vor neuen Ideen. Und das war erst der Anfang, denn wir haben ja noch die Verbesserungsliste.“

Ja, Sie haben Recht, das klingt, wie ein Märchen. Für die, die es erlebten, wurde es Wirklichkeit. Wann starten Sie Ihr Sommermärchen? Wie gesagt, man kann es erst glauben, wenn man es erlebt hat.

Immer, wenn ich frage, wie groß der Anteil der Störfaktoren an der Arbeitszeit ist, bekomme ich abenteuerliche Zahlen. Ich mag sie gar nicht nennen. Schade für die wertvollen Ressourcen. Ich freue mich auf Ihr Sommermärchen. Gönnen Sie sich das Gefühl eines gestalteten Ablaufes. Senden Sie die Seite 5 der INFORMATION: motivierende Arbeitswelt.

Ihr
Wolfgang T. Kehl
kontakt@goaling.de
http://www.ablaufgestalter.de

Tel. 06805 22191

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