Einfach anfangen, damit alles so läuft, wie es laufen soll

Liest man die Berichte über die Entwicklungen in der Arbeitswelt, kommt einem das Bild einer sich zuziehenden Schlinge. Seit Jahrzehnten entlasten uns Softwareprogramme von Arbeitsabläufen: man definiert Datenfelder, verknüpft sie, fügt Algorithmen hinzu, definiert Ausgaben und es läuft. Störfaktoren akzeptiert die Software nicht. Beim Menschen ist es anders, aber wir kommen nicht umhin, auch hier die Abläufe bewusst zu gestalten. In folgendem Artikel zeigt der Autor wie es geht.

„Warum klappt es denn immer noch nicht?“ So klingt es häufig, wenn ein von Menschen geführter Betriebsablauf geändert werden soll. Der Mitarbeiter hat sich bemüht, doch es haben sich immer wieder Fehler eingeschlichen. Noch einige Versuche und es kommt Resignation auf. Der Mitarbeiter empfindet: „Ich habe ja doch keine Chance.“ und geht in die Verteidigungsposition. Dienst nach Vorschrift.

Resignation, eine harte Nuss für jede Führungskraft.

 Das Gefühl der Hilflosigkeit erzeugt negativen Stress. Ein schleichender Prozess nimmt seinen Lauf: – wachsende Erschöpfung, kaum wahrnehmbar – Depression – Burnout. Die Krankenkassen stöhnen, die Medien berichten über Milliardenverluste. Lösungen? Ja, zur Linderung der Wirkung. Doch die Ursachen, die Wurzeln, bleiben erhalten und bringen neue Probleme hervor, wie das Unkraut im Garten. Aber, was sind die Wurzeln? Jeder Arbeitsablauf setzt sich aus Arbeitsschritten zusammen.

Die einzelnen Arbeitsschritte sind die Wurzeln.

 Haben diese Schritte die optimale Folge? Gibt es unnötige Schritte? Was kann entfallen? Könnte man die Anzahl der Schritte halbieren? Lassen sich die Ablauf-Ergebnisse verbessern? Welche Störfaktoren sind zu überwinden? Was lässt sich vereinfachen? Auf dieser Ebene erfolgt die Umschaltung vom negativen zum positiven Stress.

 Die Softwareprogramme bilden die Prozesse optimal ab. Änderungen sind kein Problem. Warum gelingt das nicht beim Menschen. Es gibt zwei Gründe:

 1. Betriebsabläufe geschehen weitgehend unbewusst. Wir nennen das Betriebsblindheit. Dort, wo ein Mensch arbeitet, ist eine „betriebsblinde Zone“.

 2. Ein neuer Betriebsablauf muss zu einem neuen Verhalten werden, sonst wirkt er nicht. Wie schwer eine Verhaltensänderung ist, wissen wir. Sonst gäbe es nur noch schlanke, durchtrainierte Menschen.

 Wer die Entwicklungen ignoriert, startet in eine Doppel-Negativ-Spirale

  •  negativer Stress
  • Gesundheitsprobleme
  • Leistungsabfall
  • höhere Lohnkosten
  • mehr Stress
  • zunehmende Gesundheitsprobleme
  • weiterer Leistungsabfall

Wie kann man das messen? Gibt es ein Konto dafür, auf das die Leistungsverluste gebucht werden?

In der Buchhaltung gibt es kein Konto
für Leistungsverluste.
Sie werden nicht gemessen.

In einigen Produktionen bringt man das Produktionsvolumen und den Personalaufwand zusammen. So gibt es in Gießereien die Kennzahl „Mannstunden je Tonne, mh/to“. Da es im Produktionsablauf viele Einflussgrößen gibt, ist auch hier ein Leistungsabfall nicht eindeutig darstellbar.

Eine Schere öffnet sich

      die Leistung sinkt

      die Lohnkosten steigen.

 Wo wird das enden? Darum schließen Sie die Schere. Die Personalinvestition in einen Mitarbeiter kann man mit 50.000 Euro ansetzen. Sinkt die Leistung eines Mitarbeiters durch Störfaktoren und Gesundheitsprobleme auf 70%, so müssen für die volle Leistung 71.400 Euro aufgewendet werden. Sinkt die Leistung tendenziell weiter auf 65%, fallen schon 76.900 Euro an. Die 26.900 Euro sind das Potenzial, dass Sie durch Ablauf-Gestaltung gewinnen können. Ist der Personalkostenanteil 35% so können Sie auf diese Weise Ihre Gesamtkosten um 12% senken. In Wirklichkeit wird es mehr sein, da sich bei ganzheitlichem Ansatz die Aktivität weiträumig auswirken wird. Was würde das für Ihre Umsatzrendite bedeuten? Wie würde sich damit ein gesundes Wachstum finanzieren lassen?

 Die Kosten sinken um 12% oder mehr.

Die Methoden zur Überwindung der Hürden sind kaum verbreitet. Der Autor entwickelte Verfahren, die es jedem ermöglichen, diese Hürden zu nehmen. Doch wer vor der Vielzahl von Abläufen steht, die zu gestalten sind, kann sich nicht vorstellen, wie das zu schaffen sein soll. Die erste Empfehlung heißt: „Anfangen!“ Es lohnt sich. Außerdem muss es getan werden. Sonst steigen die Kosten nach dem Gesetz der Entropie ungehindert weiter.

Stoppen Sie die Entropie!

 1. Der Start-Ablauf

Der Start: Man sucht sich einen Ablauf, der besonders stört. Spielerisch notiert man die Arbeitsschritte. Zu jedem Schritt schreibt man die Störfaktoren. Alles, was den schnellen, wertschöpfenden Ablauf aufhält, ist ein Störfaktor, der Geld kostet. Das gibt schon mal ein Bild. Jetzt beschreibt man das Produkt, das bei dem Ablauf herauskommen soll: „Brauchen wir das überhaupt und wer?“ „Wie kann es noch besser werden?“ Das ist der Beginn einer bewussten Ablauf-Gestaltung. Man bekommt ein Ablauf-Bewusstsein. Grenzen gibt es bei der Gestaltung keine. Wer einen Schritt gemacht hat, erkennt schon den nächsten.

 Das Ablauf-Bewusstsein ist da.

 2. Das Führungs-Instrument

Hat der Start Spaß gemacht, kann es an den nächsten Schritt gehen:

Ablauf-Gestaltung als Führungs-Instrument. Führungskraft und Mitarbeiter gehen in den Dialog. Sie gehen an die Wurzel der Probleme in der Arbeitswelt. Es wird bewusst, was der Mitarbeiter wirklich tut und mit welchen Störfaktoren er sich jeden Tag herumschlagen muss. Jetzt weiß er, was ihn ermüdet. Jetzt verteilt sich die Arbeit der Ablauf-Gestaltung schon auf viele Schultern. Aber es geht noch besser.

 Die Ablauf-Entwicklung geht voran.

 3. Die Ablauf-Kreativität

Die nächste Stufe ist die Aktion Ablauf-Kreativität. Inzwischen entwickelten die Mitarbeiter ein Ablauf-Bewusstsein. Sie sehen jetzt, wo etwas besser laufen könnte und sie wissen auch, wie man es anstellen muss. Eine Aktion wird gestaltet und gestartet. Wenn die Aktion läuft, haben Sie den Turbo eingeschaltet.

 Ablauf-Entwicklung mit Turbo.

Diese drei Stufen haben eine Dynamik entfacht, die vorher unmöglich erschien. Die Ablauf-Gestaltung hat eine Erfolgsspirale gestartet. Ein motivierendes Arbeitsklima hat sich eingestellt. Herausforderungen werden leicht gemeistert. Das Unternehmen gewinnt an Wettbewerbskraft und Finanzstärke. Wie ist das möglich? Die Energien, das zu bewirken, waren vorher schon da, aber sie wirkten zerstörerisch. Jetzt wirken sie erfolgssteigernd. Eigentlich ist das nur ein wenig Physik.

 Die Energien wirken erfolgssteigernd.

Wann starten Sie mit der bewussten Gestaltung von Betriebsabläufen, damit alles so läuft, wie es laufen soll? Sie sehen, es ist leicht eine motivierende Arbeitswelt zu schaffen und eine ökonomische noch dazu.

Wolfgang T. Kehl
kontakt@goaling.de
Tel: (49) 06805 / 221-91
http://www.ablaufgestalter.de

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